管理者的“修身养性”

正如一个外科大夫可以通过提高打结技术来使自己成为更好的外科大夫那样,一个管理人员通过提高其各项工作的技术和成就,可以使自己成为更好的管理人员。

管理者的“修身养性”

管理人员如何做他的工作?——管理人员的工作——信息:管理人员的工具——合理地利用他自己的时间——管理人员的资源:人——一项必要条件:正直的品格要成为一个管理人员,单只有职衔、大办公室以及其它表示级别的外部标志是不够的,还必须有高度的能力和成就。这项职务需要天才吗?它是靠直觉还是靠正确的方法来进行工作的呢?管理人员是如何工作的呢?

 一个管理人员有两项特殊的任务。第一项任务是创造出一个大于其各组成部分的总和的真正的整体,创造出一个富有活力的整体,它把投入于其中的各项资源转化为较各项资源的总和更多的东西。可以把他比拟成为一个乐队的指挥。通过乐队指挥的努力、理解和指挥,  各种个别的乐器演奏形成了有生命力的音乐演出的整体。但乐队指挥有作曲家的乐谱为蓝本,他只是一个解释者,而管理人员则既是作曲家,又是乐队指挥。为了完成这项任务,要求管理人员尽可能有效地利用他所拥有的各种资源——尤其是人力资源——而消除所具有的各种缺陷。这是创造出一个真正的整体的唯一途径。 这就要求管理人员平衡和协调企业的各项主要职能:管理一个企业本身、管理劳动者和劳动、管理企业同社区和社会之间的关系。如果一项决定或行动满足了这三项职能中的一项而削弱另一项,那它就削弱了整个企业。任何一项决定或行动必须始终有利于整个这三个领域。

创造出一个真正的整体这一任务还要求管理人员在其每一行动中同时注意到作为整体的企业的成就和成果,以及为取得综合成就而必需的各种不同的活动。同乐队指挥的比拟也许在这里最为适宜。一个乐队指挥始终必须既注意听整个乐队的演奏,又注意听其各别乐器(如双簧管)的演奏。同样的,一个管理人员必须始终既考虑到企业的全面成绩,又考虑到各别职能(如市场研究活动)的成绩。通过提高整个企业的成绩,他为市场研究创造了新的领域和挑战;而通过改进市场研究的成绩,他又能提高整个企业的成果。管理人员必须同时提出两个相互连带的问题:第一个问题是,企业哪一方面的成就需要改进,而为此又要求有些什么活动?第二个问题是!企业的各项活动能有些什么改进,而这些活动又能使企业的成果有些什么提高?

 管理人员的第二项特殊任务是在其每一项决定和行动中协调当前的和长期的要求。他如果牺牲了当前的要求和长期的要求中的一项,就会使企业受到危害。这就是说,他必须既注意近处,又看到远处——这真需要一点杂技表演的功夫。或者,换一个比喻;既不能抱有“船到桥头自会直”的态度,又不能“把未来的一百年都安排好”。他不仅要为未来的过桥做准备——他要早作准备,以免临时措手不及。如果他不注意未来的一百天,那他就不会有未来的一百年——甚至不可能有未来的五年。管理人员所做的一切必须既有利于当前,又有利于根本的长期目标和原则。他即使不能把这两个方面协调起来,至少也必须使之取得平衡。他必须计算一下为了当前利益而在长期利益方面所做出的牺牲,以及为了长期利益而在当前利益方面所做出的牺牲。他必须使这两方面的牺牲尽可能地小。而且他必须尽可能快地弥补这些牺牲。他生活与活动于当前和未来的两度时间之中,并要对整个企业及其各个组成部分的成就负责。

管理人员的工作

绝大多数管理人员把他们绝大部分的时间用于一些不是“管理”的事情上。一个销售经理在作统计分析或安抚一位重要的顾客。一个工长在修理工具或填写一张生产报表。一个制造经理在设计一种新的厂房布置或试验新材料。一家公司的总经理在拟订一笔银行贷款的细节或谈判一笔大合同——或者花几个小时主持一次祝贺一位服务多年的职工的晚餐会。所有这些事情都有一种特定的职能,全都是必需做的,而且必须做好。

但它们却并不属于管理人员的工作。至于所谓管理人员的工作,那是所有的管理人员,不论他们担任什么职能或工作,不论其级别和地位,都必须做的一些工作;是各种管理人员共同的工作,也是管理人员特有的工作。我们可应用科学管理的系统分析方法来分析管理人员的工作。我们可以区别出有哪些工作是一个人由于是管理人员才做的。我们可以把这种工作分解成各种作业。一个人可以通过改进这些活动来提高其作为一个管理人员的成绩。

管理人员的工作中有五项基本作业。这五项作业合起来就把各种资源综合成为一个活生生的、成长中的有机体。

 一个管理人员首先要制定目标。他决定目标应该是什么,为了实现这些目标应该做些什么,这些目标在每一领域中的具体目标是些什么。他把这些目标告诉那些同目标的实现有关的人员,以便目标得以有效地实现。

其次,一个管理人员从事组织工作。他分析所需的各项活动、决定和关系。他对工作进行分类,把工作划分成各项可以管理的活动,又进一步把这些活动划分成各项可以管理的作业。他把这些单位和作业组合成为一个组织结构。他选择人员来管理这些单位并执行这些作业。

再次,一个管理人员从事激励和信息交流工作。他把担任各项职务的人组织成为一个团体。他用以做到这点的方法是,通过日常的工作实践,通过他同与他一起工作的人们的关系,通过有关报酬、安置和提升的“人事决定”,通过同其下级、上级和同级之间经常的相互信息交流。

管理人员工作中的第四个基本因素是衡量。管理人员建立各种标准——而在整个组织和每一人的成就中,很少有像这个因素这样重要的。他注意为每一个人确定一种衡量标准,使之集中注意于整个组织的成就,同时又注意于他本人的工作并帮助他做好工作。他对成就进行分析、评价和解释。正如在他工作的其它领域中那样,他把这些衡量的意义和结果通报给他的下级、上级和同级。

 最后,一个管理人员要培养人,包括他自己。

管理人员的这五项工作中的每一项都可以再细分为若干子项,而每一子项都可以写出一本书来予以探讨。而且,每一项工作都要求有不同的品质和条件。

例如,制定目标是一个平衡的问题:在企业成果同一个人信奉的原则的实现之间进行平衡,在企业的当前需要同未来需要之间进行平衡,在所要达到的目标同现有条件之间的平衡。制定目标显然要求分析和综合的能力。

组织工作也要求有分析能力。因为它要求最经济地利用稀缺资源。但它是同人打交道的,所以要从属于公正的原则,并要求有正直的品格。培养人也要求有分析能力和正直的品格。

激励和信息交流所需要的主要是社会方面的技能。它所需要的不是分析能力,而是正直和综合能力。正直的品格比分析能力重要得多。

衡量所首先要求助是分析能力,但也要求把衡量用来促使实现自我控制,而不是滥用来从外部和从上面控制人们——即统制人们。这条原则经常遭到破坏,因而衡量是目前管理人员工作中最薄弱的领域。衡量有时被用来作为一种内部秘密警察的工具,向上司汇报有关一个管理人员工作成绩的审查和批评,却连副本也不送给该管理人员本人。只要衡量还像这样被滥用来作为一种控制的工具,它就将始终是管理人员工作中最薄弱的领域。

制定目标、组织工作、激励和信息交流、衡量考核以及培养人员,是正式的、划分成的各项工作。只有一个管理人员的实际工作才能使它们成为活生生的、具体的、有意义的工作。但是,由于它们是正式的工作,因而可应用于每一个管理人员和管理人员所做的事,可由每一个管理人员用来评价自己的技能和成就,并用以系统地提高自己作为一个管理人员的水平和成就。

一个人能够制定目标不一定就能成为一个管理人员,正如一个人能在一个很小的有限的空间范围内打结不一定就能成为一个外科大夫那样。但是,一个人没有制定目标的能力却不能成为一个恰当的管理人员,正如一个人不能打小结就不能成为一个好的外科大夫那样。而且,正如一个外科大夫可以通过提高打结技术来使自己成为更好的外科大夫那样,一个管理人员通过提高其各项工作的技术和成就,可以使自己成为更好的管理人员。

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