聪明工作:高效经理人的时间管理

很多成功人士不仅能把工作全部做完,而且还能有时间休假、旅游和打高尔夫。

聪明工作:高效经理人的时间管理

很多成功人士不仅能把工作全部做完,而且还能有时间休假、旅游和打高尔夫。他们是如何做到的?

已经是晚上8点了,Mary 仍然在办公室。叹息着终于回复完了当晚最后一封邮件,她对当天作了一个回顾。

"这不是我被聘请来要做的工作,"她抱怨道。"所有我现在做的都是像保姆一样坐着、处理一个接一个的危机,而不是我喜欢的项目管理和人员管理。"

如果您是一位经理人,您可能曾经经历过这种情况。有时似乎就是没有足够的时间把事情做完。但是其他人可以做到,您当然也可以。

"一些极其成功的人士不仅能把工作全部做完,而且还能有时间休假、旅游和打高尔夫。你想不想知道他们是如何做到的?""这是因为他们设法找到了如何管理他们的时间的方法。"

让我们来面对一个事实:对于大多数忙碌的经理人而言,没有一天能完全按照事先规划好的来进行(计划总是赶不上变化)。这就是管理 – 同时处理多项任务来达到一般性目标,并最终改善整个企业。

"你上一次没有遇到高优先级的电话、紧急邮件或者催得很紧的同事是什么时候?" 位于明尼阿波利斯的Gegax Management Systems 公司的创立者、《By the Seat of Your Pants: The No-Nonsense Business Management Guide》一书的作者 Tom Gegax 说道,"从繁琐事务中解脱出来是每个领导的个人职责。这就是为什么聪明的经理人一定要有策略来应付日常干扰。"

6D理论 

Gegax 的时管理原则基于"6D理论":不做(don't do it),推迟(delay it),转移(deflect it),委托(delegate it),不完美地做(do it imperfectly),做(do it)。

"当一些事情突然蹦出来时,我并不是机械地上去就做,而是首先从第一个选项开始考虑," Gegax 说道。"如果不适用,我会继续考虑第二个选项。我按照列表顺序扫描下去,直到找到了最合适的行为。"

例如,如果你不去做或者推迟再做,很多表面看起来很紧急(但事实并非如此)的任务自然会消失,他说道,这可以为你留出更多的时间和精力去集中处理那些真正重要的任务。

而且当一些紧急事务需要立即处理时,并不总是一定需要你的参与。仔细考虑是否要把这个任务转移给另一个部门或者委托给下级,Gegax 建议。

如果你的确选择自己处理问题,Gegax 警告说不要自动陷入"完美主义模式"。

"我的很多项目都很难称得上完美,然而它们仍旧是成功的。"他说道。

当然,对于那些你确定会让你达到目标的重要任务,保留最后一个D – 做。

多工(Multi-tasking)陷阱 

多任务可能看起来像是一个有效处理大量任务的方法,但事实上它阻碍你把事情完成,位于丹佛的顾问公司 The Productivity Pro 的主席、《Le**e the Office Earlier》一书的作者 Laura Stack 说道。关于如何更好地管理你的时间并保持注意力,她提供了如下提示:

·集中处理:电子邮件会扼杀你的注意力。关掉电子邮件程序的自动通知功能。每天设置一些明确的时间点去集中查看并处理邮件。

·设置优先级:不要被干扰所打断。如果你在为30分钟后就要开始的会议报告准备最后的细节,不要接受那些贸然访客的"很快问你一些事情"之类的请求。

·控制自我干扰:很多时候,干扰你的是你自己。你坐在办公桌前,突然,你的大脑开始和你对话:"噢,我需要告诉 Chris 这个,"它说道,然后你抄起电话或者匆忙写邮件,好在你忘记之前记录下你所想的内容。改为你自己准备一个活页夹、一些活页纸和从A到Z的标签。为你经常沟通的每个人制作一页纸。当你的大脑提醒你一些事情时,简单地翻到那个人的沟通记录。简单记下想法或念头,然后回去做你刚才做的事情。当那个人的记录上积攒了一些想法时,给那个人打电话,并设立一个会议或者电话会议。

来源:译言网

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